パソコン内の物件ごとの資料管理

プロローグ

不動産投資家のみなさんは物件の資料データをパソコン内で、どのように整理していらっしゃるでしょうか？

今回の記事は、私なりの整理方法の御紹介です。

左端

まず、エクスプローラの左端に物件住所ごとのフォルダを作っています。

購入して、今まさに運営している物件についてはフォルダ名を「１＿○○マンション」「２＿△△アパート」というふうに頭にナンバリングして、上方に表示されるようにしています。

それ以外のフォルダは購入を検討したが買えなかったもの、買わなかったモノです。

数年後、また売り出される可能性があり、集めた資料が役に立つこともあるのでそのまま保存しています（ex.売り出し価格が当時はいくらだったのか？等）

フォルダ内

右側にそれぞれの物件フォルダ内が表示されています。上から順に説明します。

old

ファイルを更新したあとの古い情報、写真などを入れるフォルダです。なにかの拍子に以前の情報を参照したいときに役立ちます。以下に説明する各フォルダ内にも“old”フォルダは設けてあります。なぜ”旧”でないのかというと、単純にキータッチの数が少なく済むからです（笑）

余談ですが、私はエクセルやワードのドキュメントを更新するときは、まず新しいファイルを作ってから、それを修正していきます。末尾に”_20250331am1”と、その時の日時を付けて。午前中にまた更新した際には、am2、am3と続けます。ひとつ前のファイルの内容を参照したい時に役立ちます。

火災保険

文字通り、その物件の火災保険に関する資料を収めています。私は、物件購入をかなり真剣に検討する案件の場合には早めに火災保険および司法書士関連の見積もりを取得します。収支シミュレーションをできるだけ正確に把握したいのと、火災保険については対象建物の新価実損の場合の「標準評価額」を算出した資料を添付してくれるので、物件の売り出し価格が適正かどうかの判断材料にできるのが理由です。

購入を検討した案件のうち、実際に購入に至ることのほうがはるかに少ないのですが、これも長い付き合いだから対応していただけるのかもしれません。

画像

この中には「購入前調査時の外観」という子フォルダを設けています。気になった物件をポータルサイト等で見つけたら何はさておき現地を見に行きますが、その際に撮った写真データをそこに入れます。一度に撮影する写真は、だいたい４０～７０枚くらいになります。

晴れた昼間だけでなく、夜間や雨天の写真も撮ります。

対象物件がめでたく購入できた暁（あかつき）には、画像フォルダ内に「20250402＿○○号室網戸張替え」とか「20250308＿グリストラップ清掃」などの子フォルダを作成して写真データを保存します。つまり、この「画像フォルダ」自体が、そのままこの物件の“時系列でまとめられた修繕履歴”になり得ます。

決済

売買時の資料や契約書関係、売買仲介業者とのやり取りデータ等を収めるフォルダです。

適宜（てきぎ）、子フォルダを作成して整理します。

当然ですが、成約に至らなかった場合は使われないフォルダとなります。

原状回復工事

これも、成約して購入できた場合に使うフォルダです。退去が発生した際に、工務店や管理会社からの見積書や発注書、写真などのデータを子フォルダ（日付＿部屋番号）に入れます。

同様に、「入居申込書」というフォルダも私は作成しています。

まとめ

いまやパソコンでエクスプローラやエクセルを使えることは技術職や事務職関係者だけでなく、現代人すべてに必須のスキルと言えますね。参考になさってみてください。

終わり